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就活でメールを送る際、意外と気を抜きがちなのが署名の部分です。メールの書き出しの挨拶文や、件名に関しては「就活で企業に対するメールマナーと件名で好印象を残すためのコツ」をご覧いただければと思いますので、今回は署名に関する内容をご紹介していこうと思います。
就活において、署名がちゃんと設定されていることは大きなポイントアップにつながる可能性もゼロではありませんので、参考にしていただければと思います。
就活でメールを送る際の署名の作り方
では早速、就活メールで使う署名の作り方についてご紹介していこうと思いますが、まずは署名の役割から確認していきましょう。
署名の役割とは？
そもそも、署名ってなんのためにつけるのかという話ですが、署名はビジネスマナーだけではなく、メールそのものに欠かせない役割を持っています。メールの署名に自分の情報を書いておくことで、単純なメールの内容を見るだけでは分からない大学名や電話番号、住所といったことを伝えられるので、学生にとって署名は名刺代わりになると言っていいでしょう。
また、早急に連絡を取りたい、いつも使っているメールでは連絡がとれないし状況でも、メールの署名を見れば電話番号が書いてありますので、相手もすぐに連絡を取ることができるというわけです。
特に採用活動中の連絡、面接の日程調整などが電話で行われることもありますので、署名は必ず必要な要素と言えます。
署名に盛り込むべき項目とは？
就活生が使用するメールに加えるべき署名にそう多くありません。署名は名刺がわりとしての役割しかありませんので、大学名、氏名、電話番号が載っていれば問題ないと思います。以上のことをふまえて考えると、できるだけシンプルな方が良いかもしれませね。
署名の例
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- ●大学 ●●学部 ●●学科
ジョブラス太郎（じょぶらす たろう）
E-mail：●●●●●@●●●●.jp
〒●●●-●●●●
- ●都●区●●町●-●●-●
- ●●●（建物名）102
TEL：●●-●●●●-●●●●
携帯：●●●-1234-●●●●
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- ●大学 ●●学部 ●●学科
ジョブラス太郎（じょぶらす たろう）
〒●●●-●●●●
- ●都●区●●町●-●●-●
- ●●●（建物名）102
携帯：●●●-1234-●●●●
E-mail：●●●●●@●●●●.jp
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- ●大学 ●●学部 ●●学科
ジョブラス太郎（じょぶらす たろう）
E-mail：●●●●●@●●●●.jp
〒●●●-●●●●
- ●都●区●●町●-●●-●
- ●●●（建物名）102
TEL：●●-●●●●-●●●●
携帯：●●●-1234-●●●●
Facebook：●●●●●●●●●●
Twitter：●●●●●●●●●●●●
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変則的ではありますが、もしSNSをやっているのであれば、そのURLを記載するのもありです。意外かもしれませんが、採用担当者は意外と学生のSNSを見ているものです。履歴書や面接の感じから、だいたいの人柄などは想像できますが、それでも100％把握できるわけではありませんから、その補足としてSNSなどのソーシャルネットワークなどを確認するケースもあります。
SNSを開示したくない場合
もちろん、SNSを必ず見せなければいけないことはありません。プライベートな投稿がメインでしょうから、これから就職するかもしれない企業とはいえ、SNSを晒したくないのであれば非公開にしても、署名に載せなくても構いません。署名に載せた方が良い場合は、自分の投稿が採用にプラスに働くと思った場合のみで良いでしょう。
安易な投稿はやめた方が良い
これは筆者の体験談になりますが、昔ある企業に面接に行った際、採用可否に関するご連絡は、採用不採用に関わらず１週間以内に行うという旨の通知を受けました。しかし、１週間が経過しても連絡がこなかったため、Twitterに「合否に関わらず連絡すると言っていたのに●●から連絡がこない。志望度が高かったために残念」といった内容を投稿したところ、その後すぐにその企業の代表の方からレスポンスが来て、「すぐ人事に確認させます。」という連絡をもらいました。
そのあとしばらくして採用担当の方から不採用の連絡をもらいましたが、いくら企業に対して不満があるからと言って、オープンな場で特定の企業名を出すのは良くないなと思いました。後味の悪い結果になりますし、可能性として、この学生はすぐに企業の悪口を言うのかと思われる場合も考えられますので、経験者からいうと、やめておいた方が良いでしょう。
分かりやすく見やすいものであればフォーマットはこだわらない
上記で、３つほど署名の例をご紹介しましたが、特に署名はこれを使わないといけないと言った決まりはありません。わかりやすくて見やすいものであれば、特にフォーマットにこだわる必要はありませんので、好きなデザインにしていただければと思います。
ただしアスキーアートはNG
とはいえ、なんでもOKかと言われると決してそんなことはありません。署名欄にアスキーアートのようなものを記載するのは、やめた方が良いでしょう。
┌─ ───────────────┐
ーーーーーーーーーー●●大学 ●●学部 ●●学科
┌─( ＞口＜ ) ─┐ 〒●●●-●●●●
│ (_／┃＼_) │ ●●都●区●●町●-●●-●
┝━━━╋━━━┥ 携帯：●●●-1234-●●●●
│ ┃ │
└───┸───┘──────────────────┘
こんなものとかですね。
署名以外に気をつけたいメールのマナーと注意点
署名の大切さはご理解いただけたかと思いますが、それ以外でも気にしておくと良い項目がいくつかありますので、併せてご確認いただければと思います。
送信先の相手の名前の表記について
まず、相手の名前の書き方からお伝えすると、一行目の宛名は「株式会社●● 採用担当○○様」といったように、社名と名前を書くところから始めます。次に、本題に入る前に一言、例えば「先日はお招きいただきありがとうございました。」など、以前会ったときのお礼などを添えると尚よいです。
フリーメールは極力利用しない
フリーメールを利用する場合、企業側のサーバーがスパム等と判断してシャットアウトする可能性が高まります。そのため、就活用のメールでは大学から配布されているメールアドレスを使用するのがおすすめです。
初回メールに用件だけの記述はNG
相手は友人ではありませんし、初めて送る場合はあなたのメールアドレスを知りません。そのため、メール本文には必ず「自分がどこの誰なのか」を書きましょう。
件名は簡潔に用件が伝わるように書く
メールの件名には文字数制限がありますので、件名で内容を伝えるには、できるだけ簡潔に伝える必要があります。例えば、メールで説明会などの参加をしたい旨を送る際の件名は、「●●会社説明会参加の件」などのシンプルな件名が良いと思います。
挨拶がなく全て質問攻めの内容は失礼にあたる
メールを送る際はまずあいさつから始めます。それから、メールを送った理由を記述してから本題に入るように心がけましょう。また、調べればすぐに分かるような質問は時間の無駄になりますし、相手が答えやすいように、具体的な質問にしましょう。
お礼メールは即日送信が原則
お礼のメールは必ずしなくてはいけないものではありませんが、もしお礼メールを送るのであればその日のうちに送ることを意識してみることをおすすめします。
メールのやり取りは一往復半で終わるのがベスト
やり取りが長く続くとメールといえどストレスになりますので、１往復半で終わらせるような内容で送るのがベストです。
誤字や顔文字の使用は厳禁
署名に顔文字やアスキーアートを使用するのもNGですが、誤字が多かったり、文中に顔文字があるメールも良いとはいえません。悪気はないのかもしれませんが、受け取った企業側の人間からすると、立場をわきまえていないとみられる可能性がかなり高いでしょう。
どこでアドレスを入手したのかを明確にする
初めてメールを送る際、担当者や企業宛てに送るのであれば、担当者本人にメールを送る場合で、まだやりとりが発生していないケースでは、どこでそのアドレスを知ったのか明記しましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。就活でメールを送る際の署名について解説して来ましたが、意外と重要なものであることはご理解いただけたかと思います。ただ、署名の他にも気にすべきものはいくつもありますので、今回の内容を参考に、正しいメールの送り方を確認していただければ幸いです。
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