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SNSが発達し、目上の人にも気軽に話しかけられそう……な気がしますが、ビジネス上のメール文はまだまだ別。採用担当者やインターン受け入れ経験者からすると、学生のメール文から、“なんとなくビジネス素質がわかる”ことも多いのだそうですよ。
 
JOBRASS編集部では、インターンを受け入れたことがある担当者104名に、敬語の使い方が変、担当者名が間違っていたなど、メール文章でびっくりしたことを教えてもらいました。
 
【インターンからのメールの文章を見てびっくりした経験はありますか？】
・ある19.2%
・ない80.8%
 

 
調査の結果、「ある」と答えた人が約2割にのぼりました。では、どんな点にびっくりしたのでしょう？
 

 敬語の使い方がおかしい

 
もっとも多かったのが「敬語の使い方がおかしい」、というもの。丁寧にしようとしすぎるあまりなのか、尊敬語、謙譲語が入り混じったり、あるいはまったくなかったり……。また、自分に尊敬語を使ってしまっている人がいるという報告も。
 
・拝見させていただきました、等の二重敬語。会社名に様、担当者名に御中（女性／その他／31歳）
・敬語が変（女性／公務員／29歳）
・敬語が、使えない（女性／その他／28歳）
・敬語がめちゃくちゃ（男性／その他／36歳）
・敬語が変で理解していない（男性／その他／45歳）
・自分に敬語を使っていた（女性／その他／38歳）
 

 文章の基本的な書き方がおかしい

 
メール文は改行しなさ過ぎたり、妙なところで改行したりすると、受け取った相手はとても読みにくいもの。読む相手のことを考えて。
また、「です・ます」等で終わる「敬体」、「である・だ」等で終わる「常体」を混ぜこぜにする文章も、文章を書く基本が“なっていない”と思われてしまいます。
 
・改行が明らかにおかしい（女性／その他／27歳）
・敬体と常体が混ざっている（男性／営業・販売／45歳）
 

 何が言いたいかわからない

 
メール文は相手に何を伝えたいのか、5W1Hを明確に、そして簡潔に。スマホで読む場合も多いことを考えると、ダラダラ長い文章はなるべく避けましょう。
 
・内容がわかり難い（男性／その他／40歳）
・5W1Hがはっきりしていない（男性／営業・販売／31歳）
 

 カジュアル過ぎる

 
SNSに慣れた世代は、メール文もついついカジュアルになりがちな傾向があるようです。ビジネスメールは、それとは別であることを意識しましょう。
 
・おっつです（男性／営業・販売／31歳）
・話し言葉で友人のように文章を送ってきた（女性／総務・人事・事務／37歳）
 

 顔文字、ビックリマーク、アスキーアート

 
前項“カジュアル過ぎる”問題に通じますが、顔文字やアスキーアート、「おつかれさまです！」「よろしくお願いいたします！」などやたら「！」を多用するのも、ギョッとされてしまいます。学生側は悪気はないかもしれませんが、受け取った企業側の人間からすると、親しみや元気がいいのを感じるというよりは、立場をわきまえていないとみられる可能性が大。
 
・ビックリマークの多用（女性／その他／42歳）
・顔文字（女性／総務・人事・事務／38歳）
・アスキーアートを使っている（女性／その他／27歳）
 
その他、「宛先の名前が間違っている」（男性／総務・人事・事務／26歳）など、基本的なミスもチェックの対象。特に「斎藤」なのか「斉藤」なのか、「渡辺」なのか「渡部」なのかなど、間違えやすい苗字の人は要注意です。
 
文章の構成は整っているか、文字に間違いはないか、そして敬語や丁寧語、挨拶などはきちんとできているか。メールを送る前は、今一度読みなおす習慣をつけると良いでしょう。
 

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【調査概要】
方法：JOBRASS就活ニュース調べ（インターネット調査）
調査期間：2016年6月16日～2016年6月22日
対象：企業のインターン受け入れ経験者　計104名