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内定がなかなかもらえない人もいる中、内定を辞退するなんて、ぜいたくな悩みのような気もします。しかし、複数の企業を掛け持ちで就職活動をしなければならない以上、内定辞退はあり得ることです。今後、社会人となってからその企業とかかわりが出てこないとも限りませんし、内定辞退は作法にのっとってきちんとしたいものです。まずは社会人になる第一歩！　と考えてください。

 
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 内定辞退のマナー

内定辞退をしなくてはならなくなった場合、なるべく早く内定辞退を伝えるのがマナーです。就職活動をしていると、本当に費用も体力も消耗していくのを感じるかもしれません。それは、企業側も同じです。企業は、一緒に働く人を真剣に探し、そのために費用をかけて説明会を開いたり、採用活動を行ったりしています。企業の採用担当者も時間と体力と費用をかけています。そして、内定が決まった時点で、今度は新入社員となる方向で活動します。内定辞退が起きると、それまでの活動が無駄になってしまうのです。ですから、内定辞退をするなら、できるだけ時間をあけずに、誠意をこめて伝えましょう。

 
内定辞退というのは、当然起こり得ることですから、決してしてはいけないということではありません。内定とは、雇用契約の予約を意味しますが、この予約は採用側、就労側の双方に解約権があります。志望者は内定辞退を、企業側も内定取り消しをする権利をもっています。民法627条第1項には、「期間の定めのない労働契約については、各当事者はいつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から２週間を経過することによって終了する。」と規定されています。つまり、最低でも入社日の2週間以上前に内定辞退をするなら、法的には問題ないことになります。これは、内定承諾書などの書類を提出していたとしても、同様です。元来、内定承諾書や入社承諾書には、法的な拘束力がないからです。

 
とはいえ、なるべく早く伝えるのがマナーです。どういった理由を挙げればよいでしょうか。ほとんどの方は、志望度の高い企業から内定をもらったために、志望度の低い企業の内定を辞退するのではないでしょうか。その場合、いい方には気を付けなくてはなりませんが、正直に伝えることもできます。「他の会社からも内定をいただき、迷ったのですが、熟考した末にこういった結論に至りました、申し訳ありません」といった言い方ができるかもしれません。嘘はよくありません。後々、自分の首を絞めかねませんから、正直に伝えるようにしましょう。

 
なるべく早く伝えるとして、どういった形で伝えればよいでしょうか。最近は、メールで伝えるというのが主流のようです。メールでなければ、電話で伝えてから、封書で送るという形もあります。どちらにせよ、文書で残しておけば、伝えた伝えないという問題も起きません。必ず、残る形で伝えるようにしましょう。
 

 内定辞退をメールで伝える際に気を付けること

内定辞退は、法的に問題がないとはいえ非常に失礼なことであるのは間違いありません。ですから、メールを書く際には細部まで気を付けて、マナーにのっとった形で書くように気を付けましょう。

 
まずは、件名ですが、一目でわかる件名にしましょう。ズバリ、「内定辞退のお願い」といった形です。忙しい人事担当者に開けて読んでもらえるよう、簡潔でわかりやすい内容にする必要があります。

 
メールアドレスは、就職活動で使っているアドレスから送りましょう。突然、アドレスを変えるのは失礼ですし、裏があるのではないかと思われたりもしかねません。

 
メールの最後には、大学名、学部、学科、氏名、住所、電話番号が入った署名をつけましょう。内定をいただいているほどですから、これらの情報はすべて、企業側にあるものです。とり違いや誤解、混乱を防ぐためにも、あなたが誰かということはしっかりと伝える必要があります。

 
メールを送る相手は、内定の知らせをもらった人事の方に直接送りましょう。また、人事担当の方だけでなく、リクルーターの人にもお世話になっているようであれば、その方にも送りましょう。

 
内定辞退のメール文の例をつけておきます。参考にしてみてください。

 
———————-
株式会社○○
人事部□□様

 
大変お世話になっております、T大学の朝田夕子です。

 
先日、御社から内定をいただきました。
大変嬉しく、ありがたく思っていたのですが、恐縮ではございますが内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
内定をいただいてから、御社でどういった仕事をしていくか、御社にどのように貢献できるか、といったことを、
私の今後の生き方も含めて考えるうちに、他社とのご縁をいただき、そちらに入社することに決めました。

 
会社説明会、会社見学、面接と何度もお時間をいただき、内定をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
本来は、直接お伺いしてお詫びするのが筋かと思いますが、メールでのご連絡となりましたことも、お詫びいたします。
これまで、就職活動の様々な局面で心配りをいただきましたこと、心より感謝しております。

 
末筆ながら、御社のますますのご発展を、お祈り申し上げます。

 
T大学文学部社会学科
朝田夕子
住所
電話番号
———————-
 

 電話と封書で伝える場合

電話と封書で伝える場合に気を付けるのはどういった点でしょうか。本来は、メールのみだと一方的なものになりますから、電話で伝えてから、確認のためにも封書を送るというスタイルの方が良いかもしれません。

 
電話をかける際には、まず、かける時間に気を付けましょう。始業すぐは忙しいでしょうし、お昼の時間帯は担当者が席にいないかもしれません。午後の時間帯が比較的つながりやすいと思われます。必ず、担当者の方に直接伝えるようにしましょう。

 
電話でも、伝えることをきちんと整理しておいて、ハキハキと伝えるようにしましょう。例を挙げると、こういった形です。

 
「私は、T大学文学部社会学科の朝田夕子と申します。先日は内定をいただきありがとうございました。大変申し訳ないのですが、今回、内定を辞退させていただきたいと思いお電話いたしました。他社からも内定をいただき、就職後の仕事の内容、自分の適性などを考え、迷ったのですが、そちらでお世話になることに決めさせていただきました。就職活動中、色々とお世話になったにもかかわらず、こういった結論に至り、大変申し訳ありません。」　

 
申し訳ないという気持ち、感謝の気持ちが伝わるよう、話し方に気を付けましょう。自分なりにシュミレーションをして、練習してから電話することをお勧めします。

 
電話での感触にもよりますが、電話だけでなく、内定辞退の封書を送るようにしましょう。もし、電話でもめるような感じになった場合には、封書を内容証明郵便で送ることもできます。電話だけでは、形に残らないので、後々もめることになる可能性があるなら、確実な方法をとった方が良いです。

 
内定辞退の手紙を送るなら、封筒の宛名、裏に書く自分の名前と住所、手紙の内容、すべてに気を配って失礼の内容に気を付けましょう。字が上手であれば、良いですが、下手であっても読みやすいように丁寧に書くようにしてください。手紙の内容は、メールの内容と同様です。内定辞退のお願い、採用過程の感謝、申し訳ないという気持ちを簡潔な文章で伝えるようにしましょう。